社内会議や商談の資料作成にかける時間の目安とは?

回答いただく専門家は、資料作成代行の専門家であり、ビジネスアシストパートナ株式会社の代表 山橋 美穂氏です。

社内会議や商談の資料作成にかける時間の目安について専門家が回答

20代 会社員 女性からの質問
「社内の打ち合わせ資料や営業用のプレゼン資料を作る機会が多いです。相手が見やすいようにと変にデザイン性にこだわったり、周囲と比べて作業時間がかかる事が多いのですが、資料作成にかける時間の目安があれば教えて下さい。」

資料作成にかける目安の時間というのは特に無いんですが、やはり資料作成にはあまり時間をかけて欲しくないなというのが本音です。何故なら、やはり皆さんの仕事は資料を作る事自体が仕事なわけじゃないと思います。企画を考えたり商品を考えたりとか、そういった本来の業務にしっかり時間を費やしていただきたいので、資料作成にかかる時間は出来るだけ短ければ短いほど私は良いかなと思います。

作業時間がかかる理由はいくつかあると思いますが、資料作りに時間がかかってしまう大半の方がパワーポイントを効率的に使えていないという事があります。
パワーポイント自体は皆さん使えるんです。ある程度そこそこ使えてしまうので、自分が知っている機能や知っている操作方法だけで作ってしまう。私はいっぱい企業研修で回って色んな方のスキルを拝見してきましたが、「あぁ、この機能を知っていればもっとココ早いのに!」とかそうった事が非常に多いです。そう思う事がとても多いです。

皆さん機能は知っているんですよ。操作方法はある程度知っているんですけど、効率的な使い方を知っていないので、本当に基本的な操作方法だけで資料を作ってしまっている。なのでまずはパワーポイントを効率的に使えるようになる事。その為にはまず、キーノートとかパワーポイントとか資料を作るためのツールの機能を熟知していただくというのが資料作成の時短テクニックの一番重要なポイントかなと思います。

あとは構成の作り方ですね。構成も1回コツを覚えると結構大体変わらないんですよ、構成の作り方って。勿論奇抜な構成を作りたいという方はちょっとまた違うんですけど、構成の作り方を覚えていただく。この2点で資料作成がグッと早くなります。

一応そこを習得していただいて資料に取り掛かっていただければ、私は資料作成にかける時間の目安は無いと先ほどお伝えしたんですけど、何でかというとやっぱりボリュームにもよりますし、それぞれ内容によってかかる時間が全然変わってきます。なので目安というのは特に無いのですが、強いて言うなら1スライド15分くらいで作れるとベストかなと思っています。例えば10スライドであれば3時間とかで作れれば良い方かなと思います。

まず目安とかを考えずに資料作成の時間を早くするには、パワーポイントやキーノートとかのツールの機能を熟知して、更に熟知した上で効率的な使い方をするという事と、構成の作り方を習得するという事。この2点をしていただければ資料作成にかかる時間がだいぶ短くなります!保証します!なので是非練習してみてください。

Q.ユーザーに向けて自己PRがあればお願いします。

事業内容
1.資料作成が苦手な方や、資料を作る時間の無い方、その他資料作成に関してお悩みをお持ちの企業に対し資料作成の代行を行います。

2.自社のテンプレートが無い企業に、資料の用途をヒアリングしたうえで作業効率が良くなる、自社オリジナルの企業テンプレートを作成致します。また、それに伴うレギュレーションとガイドブックの作成も行います。

3.パワーポイントの使い方からエクセルグラフの作り方、伝わりやすい資料の作り方など資料作成に関するスキルを習得されたい企業に対しまして、企業研修を行っております。習得したいスキルをヒヤリングさせていただき、ゴールをしっかり決め、それに向けてプログラムを作成して研修を行います。

書籍
2019年5月に『資料作りが苦手でも時短テクニックが身につくPowerPoint最速仕事術』という拙著2冊目の電子書籍が出版されました。私が15年以上資料作成ばかり行ってきた中で、培ってきた時短テクニック、どうすればいかに早く資料が作れるようになるかというノウハウを惜しみなく詰め込んでおりますので、よろしくお願いします。