相手に最後まで読んでもらうための資料の特徴とは?

回答いただく専門家は、資料作成代行の専門家であり、ビジネスアシストパートナ株式会社の代表 山橋 美穂氏です。

相手に最後まで読んでもらうための資料の特徴について専門家が回答

20代 会社員 女性からの質問
「営業の仕事をしております。社内の打ち合わせ資料や営業用のプレゼン資料を作る機会が多いです。自分なりに文字の大きさやレイアウトなど読みやすいように心掛けておりますが、相手に渡して最後まで読んでもらうための資料の特徴があれば教えて下さい。」

配布用の資料は、読んでもらわなければ意味がありません。まず考えていただきたいのは「なぜその資料を配布するか?」です。配布する以上は、持ち帰って貰ってその場にいなかった人に情報の共有をして欲しい、もしくはもう一度読み直していただいて内容の理解を深めて欲しい、そういった理由で、資料を配布していると思います。という事は、やはりまず「読んでもらう資料を作る」という事を心がけていただきたいです。

では読んでもらう資料とはどういう資料かというと、当たり前ですが、読みやすい資料です。読みにくい資料は読んでもらえなかったり、読んでもらえても理解して貰えない可能性があります。なので、まず配布資料のファーストステップとして、読みやすい資料を作りましょう。それでは、読みやすい資料とは一体どういう資料かというと、一枚のスライド上でバランスよく余白がある資料です。余白=読みやすさ、だと思って下さい。余白が無いと圧迫感を与え、視線が窮屈になります。テキストボックスとかの枠線ギリギリに文字が書かれていたりとか、スライドいっぱいに情報が書かれていたりとか、そういったスライドは非常に読みづらい印象を与えてしまいます。行間やスライドの上下左右、コンテンツとコンテンツの間隔などに余白があると、視線にゆとりができるので読みやすい印象を与えます。

まずは余白ファースト。もし1枚のスライドにコンテンツを詰め込んでしまった時は思い切ってスライドを2枚に分けるか、情報を削除して下さい。情報を詰め込む事よりも削除する方が難しいので、そちらを意識的に行いましょう。情報のバランスが良くなれば、必然的に余白のバランスも良くなります。

余白以外で気を付けるべき所は、質問文にもあるようにフォントの大きさや、視線の動きに合わせたレイアウトです。フォントサイズは、配布資料であれば10ptから18pt程度が丁度良いサイズです。もしスクリーンやディスプレイでスライドを発表する時は、このフォントサイズでは小さすぎるので注意しましょう。視線の動きは基本的に上から下か、左から右。4分割であればZ型に動きます。なので、その視線に合わせて画面を4等分や2等分にして、それに合わせてコンテンツを配置していくと読みやすいスライドになります。

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事業内容
1.資料作成が苦手な方や、資料を作る時間の無い方、その他資料作成に関してお悩みをお持ちの企業に対し資料作成の代行を行います。

2.自社のテンプレートが無い企業に、資料の用途をヒアリングしたうえで作業効率が良くなる、自社オリジナルの企業テンプレートを作成致します。また、それに伴うレギュレーションとガイドブックの作成も行います。

3.パワーポイントの使い方からエクセルグラフの作り方、伝わりやすい資料の作り方など資料作成に関するスキルを習得されたい企業に対しまして、企業研修を行っております。習得したいスキルをヒヤリングさせていただき、ゴールをしっかり決め、それに向けてプログラムを作成して研修を行います。

書籍
2019年5月に『資料作りが苦手でも時短テクニックが身につくPowerPoint最速仕事術』という拙著2冊目の電子書籍が出版されました。私が15年以上資料作成ばかり行ってきた中で、培ってきた時短テクニック、どうすればいかに早く資料が作れるようになるかというノウハウを惜しみなく詰め込んでおりますので、よろしくお願いします。

弊社ビジネスアシストパートナ株式会社は資料作成に関する全てのお悩みを解決します。